Privacyverklaring
Ingangsdatum: 27 mei 2026 · Versie 1.1
Ingangsdatum: 17 juli 2026 | Versie 1.2
Penningmeester.ai BV · Professor van der Waalsstraat 32, 2014 EG Haarlem, Nederland · KVK 96218886
1. Wie Wij Zijn
Minerva Digital is een handelsnaam van Penningmeester.ai BV, een in Nederland ingeschreven besloten vennootschap.
| Rechtspersoon | Penningmeester.ai BV |
| Handelsnaam | Minerva Digital |
| Adres | Professor van der Waalsstraat 32, 2014 EG Haarlem, Nederland |
| KVK-nummer | 96218886 |
| Privacycontact | [email protected] |
Wanneer deze verklaring "wij", "ons" of "Minerva" zegt, bedoelt het Penningmeester.ai BV.
2. Onze Producten
Minerva Platform
Een multi-tenant AI-besturingssysteem voor professionele organisaties. Organisaties ("klanten") maken een account aan, nodigen teamleden uit en gebruiken het platform voor kennisbeheer, AI-ondersteunde workflows, documentproductie, onderzoek en sales- en outreachprocessen. We noemen deze organisaties "klanten" en de personen die zij uitnodigen "gebruikers".
Arena
Een publiek AI-planningstool. Iedereen kan de website bezoeken, een persoonlijk account aanmaken, multi-model AI-plannen uitvoeren, vervolgvragen stellen en credits kopen. Arena-gebruikers hebben geen organisatieband binnen het platform.
Minerva Personal
Een individueel abonnement afgesloten door een natuurlijke persoon voor eigen gebruik, dat toegang biedt tot een voor persoonlijk gebruik bestemde subset van het platform, inclusief een persoonlijke AI-assistent en coach. Minerva Personal-abonnees beschikken over een eigen persoonlijk creditportemonnee en zijn niet verbonden aan enige klantorganisatie.
3. Onze Rollen Onder de AVG
De AVG (EU 2016/679) maakt onderscheid tussen de verwerkingsverantwoordelijke — die bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt — en de verwerker — die gegevens verwerkt namens een verwerkingsverantwoordelijke.
Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor:
- Persoonsgegevens van Minerva Platform-gebruikers (namen, e-mailadressen, inloggegevens, gebruiksdata, AI-interactiegeschiedenis).
- Persoonsgegevens van Arena-bezoekers en accounthouders.
- Persoonsgegevens van Minerva Personal-abonnees, inclusief eventuele persoonlijke informatie of informatie over welzijn die zij vrijwillig delen met de persoonlijke AI-assistent en coach.
- Professionele contactgegevens die wij uit publiek beschikbare bronnen verzamelen voor onze gedeelde bedrijfs- en contactinformatiedatabank.
Wij zijn verwerker voor:
- Documenten, bestanden, notities en overige inhoud die klantorganisaties uploaden of aanmaken binnen het platform. De klantorganisatie is de verwerkingsverantwoordelijke voor die inhoud. Onze Verwerkersovereenkomst (Sectie 11) regelt deze relatie.
- Gedragsgegevens van prospects die worden gegenereerd via trackingpixels die klanten op hun eigen websites of documenten plaatsen. Klanten zijn de verwerkingsverantwoordelijken voor die gegevens.
4. Welke Persoonsgegevens Wij Verwerken en Waarom
4a. Platform-gebruikers
| Categorie | Gegevens | Grondslag | Doel |
|---|---|---|---|
| Identiteit | Volledige naam, e-mailadres, wachtwoord-hash, profielfoto (optioneel) | Overeenkomst (Art. 6(1)(b)) | Account aanmaken en beheren |
| Lidmaatschap | Organisatielidmaatschap, rol, rechten, teamlidmaatschap | Overeenkomst (Art. 6(1)(b)) | Toegangscontrole en workspacebeheer |
| Gebruik | AI-interacties, gespreksgeschiedenis, documenten, workflowruns, gegenereerde output | Overeenkomst (Art. 6(1)(b)) | Dienstverlening |
| Facturering | Abonnement, creditsaldo, transacties (kaartgegevens bij Stripe, niet bij ons) | Overeenkomst (Art. 6(1)(b)) | Facturering en credits |
| Technisch | IP-adres, sessietokens, auditlogboek, browserextensieactiviteit | Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f)) | Beveiliging en fraudepreventie |
| Voorkeuren | Meldingsinstellingen, workspacevoorkeuren, taalinstellingen | Overeenkomst (Art. 6(1)(b)) | Personalisatie |
4b. Arena-accounthouders
| Categorie | Gegevens | Grondslag | Doel |
|---|---|---|---|
| Identiteit | E-mailadres, weergavenaam (optioneel) | Overeenkomst (Art. 6(1)(b)) | Account en authenticatie |
| Gebruik | Planruns, vervolgvragen, creditaankopen en -verbruik | Overeenkomst (Art. 6(1)(b)) | Arena-dienstverlening |
| Facturering | Creditsaldo en aankopen (kaartgegevens bij Stripe) | Overeenkomst (Art. 6(1)(b)) | Betaling en credits |
| Technisch | IP-adres, sessietokens | Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f)) | Beveiliging |
4c. Professionele Contactgegevens van Derden
Om prospect discovery- en verrijkingsfuncties mogelijk te maken, houden wij een gedeelde databank bij van professionele contact- en bedrijfsinformatie, uitsluitend afkomstig van publiek beschikbare bronnen: bedrijfswebsites, openbare LinkedIn-profielen, de Kamer van Koophandel (KvK), zoekresultaten en derde-partij datadiensten. Deze gegevens omvatten namen, professionele e-mailadressen, functietitels, LinkedIn-profielURLs en bedrijfsfirmografische informatie.
Deze gegevens zijn nooit afkomstig van handmatig ingevoerde CRM-notities, privécommunicatie of geüploade contactlijsten. Zij hebben betrekking op professionele functies in zakelijke context.
Grondslag: Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f)). Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij het bijhouden van een nauwkeurige professionele databank om prospect intelligence-diensten te leveren. Dit belang wordt afgewogen tegen de beperkte privacyinbreuk van het verwerken van openbaar beschikbare professionele gegevens. Betrokkenen kunnen te allen tijde bezwaar maken — zie Sectie 9.
4d. Minerva Personal-abonnees en de Persoonlijke Coach
| Categorie | Gegevens | Grondslag | Doel |
|---|---|---|---|
| Identiteit | E-mailadres, weergavenaam (optioneel) | Overeenkomst (Art. 6(1)(b)) | Account aanmaken en authenticatie |
| Persoonlijk gebruik | Gesprekken met de persoonlijke AI-assistent en coach, doelen, notities | Overeenkomst (Art. 6(1)(b)) | Levering van de Minerva Personal-dienst |
| Welzijn/coaching | Eventuele informatie over gezondheid, welzijn of andere persoonlijke informatie die de abonnee vrijwillig deelt met de coach | Uitdrukkelijke toestemming (Art. 9(2)(a)) | Verzorgen van persoonlijke coachinginteracties |
| Facturering | Persoonlijk creditsaldo en aankopen (kaartgegevens bij Stripe) | Overeenkomst (Art. 6(1)(b)) | Betaling en credits |
Sommige coachingsgesprekken kunnen informatie bevatten die betrekking heeft op gezondheid of welzijn, wat een bijzondere categorie persoonsgegevens is in de zin van Art. 9 AVG. Wij verwerken dergelijke informatie uitsluitend wanneer de abonnee deze vrijwillig aan de coach heeft verstrekt en op basis van diens uitdrukkelijke toestemming, die te allen tijde kan worden ingetrokken (zie Sectie 9). De persoonlijke AI-assistent en coach bieden uitsluitend algemene informatie en ondersteuning en verstrekken geen medisch, psychologisch of ander professioneel advies.
4e. Gekoppelde Financiële Rekeningen (Open Banking)
Wanneer u ervoor kiest een bank- of financiële rekening te koppelen, raadplegen wij financiële rekeninggegevens en transactiegegevens via een gereguleerde open-banking-aanbieder (zie Sectie 6), uitsluitend om de door u gevraagde financiële functies te leveren.
| Categorie | Gegevens | Grondslag | Doel |
|---|---|---|---|
| Financiële rekening | Rekeningidentificatoren, saldi en transactiegegevens van door u gekoppelde rekeningen | Toestemming (Art. 6(1)(a)) | Levering van de financiële/treasury-functies |
U initieert elke bankkoppeling en kunt deze te allen tijde verbreken; de koppeling wordt verzorgd door een gereguleerde open-banking-aanbieder en beveiligd via sterke klantauthenticatie.
5. Hoe Wij Uw Gegevens Gebruiken
- Het leveren, onderhouden en verbeteren van het Minerva Platform en Arena.
- Het authenticeren van gebruikers en handhaven van toegangscontroles. De gegevens van uw organisatie zijn logisch gescheiden van alle andere organisaties op databaseniveau en nooit zichtbaar voor een andere organisatie.
- Het verwerken van AI-verzoeken en doorsturen naar onze AI-modelinfrastructuur.
- Het meten van creditverbruik en verwerken van abonnementsfacturering.
- Het verzenden van transactionele e-mails (accountactivering, wachtwoordherstel, factuurmeldingen, lage creditalerts). Wij sturen geen marketinge-mails zonder afzonderlijke toestemming.
- Het bijhouden van een uitgebreid auditlogboek van acties binnen het account van uw organisatie.
- Het opsporen en voorkomen van misbruik, fraude en beveiligingsincidenten.
- Het verbeteren van de kwaliteit van onze AI-systemen via geanonimiseerde kwaliteitssteekproeven.
- Het naleven van wettelijke verplichtingen, waaronder Nederlands en Europees belastingrecht.
6. Sub-verwerkers en Gegevensdeling
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen geen persoonsgegevens met derden voor advertentiedoeleinden.
Wij maken gebruik van de volgende sub-verwerkers — derde partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken. Alle sub-verwerkers zijn gebonden aan verwerkersovereenkomsten.
Kerninfrastructuur (altijd actief)
| Sub-verwerker | Locatie | Doel | Overdrachtsgrondslag |
|---|---|---|---|
| Google Cloud Platform (GCP) | Nederland, EU (europe-west4) | Primaire cloudinfrastructuur: compute, database, opslag, secretsbeheer, logging, monitoring en AI-modellevering (Vertex AI / Gemini) | EU — geen overdracht |
| Vercel Inc. | Frankfurt, EU | Hosting van de Arena- en Minerva-webfrontends | EU — geen overdracht |
| Upstash | Parijs, EU | Beheerde Redis: achtergrondtaakwachtrijen, eventbus, sessieopslag, AI-responsopslag | EU — geen overdracht |
| Stripe | EU-platform | Betalingsverwerking en abonnementsbeheer. Stripe bewaart alle kaartgegevens — wij slaan geen kaartdetails op | EU — geen overdracht |
| Mailgun (EU-regio) | EU | Transactionele e-mailbezorging (accountmeldingen, factuurmails, alerts) | EU — geen overdracht |
AI-modelleveranciers
Uw prompts, geüploade documenten en AI-interacties worden doorgestuurd naar een of meer van de volgende leveranciers, afhankelijk van het taaktype en de geselecteerde modellaag. Wij gebruiken uw gegevens niet voor het trainen van modellen van deze leveranciers op grond van onze overeenkomsten met hen.
EU-gebaseerde AI-modellen (altijd beschikbaar):
| Sub-verwerker | Locatie | Doel | Overdrachtsgrondslag |
|---|---|---|---|
| Google (Vertex AI) | Nederland, EU (europe-west4) | Gemini-taalmodellen — geserveerd vanuit dezelfde GCP EU-infrastructuur | EU — geen overdracht |
| Mistral AI | Frankrijk, EU | Mistral-taalmodellen. Mistral is de enige leverancier die wordt gebruikt in de EU-verwerkingsmodus (zie hieronder). | EU — geen overdracht |
US-gebaseerde AI-modellen (optioneel — actief afhankelijk van uw abonnement en functieinstellingen):
Deze leveranciers worden niet ingeschakeld tenzij de geselecteerde modellaag of specifieke functies van uw organisatie daartoe aanleiding geven. Organisaties met strenge gegevenssouvereiniteitsvereisten kunnen kiezen voor de EU-verwerkingsmodus — zie hieronder.
| Sub-verwerker | Locatie | Doel | Overdrachtsgrondslag |
|---|---|---|---|
| Anthropic PBC | VS (EU-infrastructuur beschikbaar) | Claude AI-taalmodellen. Anthropic heeft per augustus 2025 EU-regio-infrastructuur uitgerold; gegevens kunnen in EU-regio's worden verwerkt, maar de Amerikaanse CLOUD Act is van toepassing op Anthropic als Amerikaans bedrijf. | SCB's |
| OpenAI Inc. | VS | GPT-taalmodellen en tekst-embeddingmodellen | SCB's |
| Cohere Inc. | Canada / VS | Herrangschikking van zoek- en retrievalresultaten | SCB's |
EU-Verwerkingsmodus
Organisaties met gegevenssouvereiniteitsvereisten kunnen kiezen voor de EU-Verwerkingsmodus. Wanneer deze modus is ingeschakeld:
- Alle AI-taalmodelverzoeken worden uitsluitend gerouteerd naar Mistral AI (Frankrijk, EU) en Google Vertex AI (Nederland, EU).
- Anthropic, OpenAI en Cohere worden voor geen enkele AI-inferentie ingeschakeld.
- Webzoekaanvulling (Perplexity, Brave) is uitgeschakeld.
- Beeldgeneratie (fal.ai) is uitgeschakeld, omdat die dienst gebruik maakt van US-infrastructuur.
- Alle overige infrastructuur blijft EU-gebaseerd (zie Kerninfrastructuur hierboven).
Om de EU-Verwerkingsmodus in te schakelen, neemt u contact op via [email protected] of configureert u deze optie in de instellingen van uw organisatie waar beschikbaar.
Opmerking: de EU-Verwerkingsmodus beperkt de toegang tot bepaalde modelcapaciteiten en functies. Wij zullen de specifieke impact op functies duidelijk aangeven in de productinterface wanneer deze modus wordt geselecteerd.
Functiespecifieke sub-verwerkers (actief wanneer relevante functies zijn ingeschakeld)
| Sub-verwerker | Locatie | Doel | Wanneer actief |
|---|---|---|---|
| Hunter.io | Frankrijk, EU | Opsporen van professionele e-mailadressen uit publieke bronnen voor contactverrijking | Wanneer contactontdekkingsfuncties zijn ingeschakeld |
| HeyReach | EU | LinkedIn-outreachuitvoering — verstuurt goedgekeurde outreachreeksen via LinkedIn namens uw organisatie via een platform-beheerde verbinding | Wanneer LinkedIn-outreach (sales plugin) is geactiveerd |
| SerpAPI | VS | Zoekresultatendata voor AI-zoekzichtbaarheidsanalyse | Wanneer AI-zoekzichtbaarheidsfuncties zijn ingeschakeld |
| Perplexity AI | VS | AI-gestuurde webzoekaanvulling voor onderzoeks- en retrievalquery's | Wanneer webzoekaanvulling is ingeschakeld en EU-Verwerkingsmodus niet actief is |
| Brave Search | VS | Parallelle zoekresultaten voor retrieval-aanvulling | Wanneer webzoekaanvulling is ingeschakeld en EU-Verwerkingsmodus niet actief is |
| fal.ai | VS | Beeldgeneratie-API. De onderliggende beeldmodellen zijn ontwikkeld door Black Forest Labs (Freiburg, Duitsland); fal.ai levert de inferentie-infrastructuur. | Wanneer beeldgeneratiefuncties worden gebruikt en EU-Verwerkingsmodus niet actief is |
| Deepgram / AssemblyAI / OpenAI Whisper | VS | Spraak-naar-tekst-transcriptie van door uw organisatie geüploade vergaderaudio | Wanneer vergaderintelligentiefunctie is ingeschakeld en audio wordt geüpload |
| Nylas | VS | E-mail- en agendaconnectiviteit — synchronisatie van berichten en agendagebeurtenissen vanuit een door u gekoppeld postvak | Wanneer e-mail-/agendasynchronisatie is gekoppeld |
| SocialFetch | VS | LinkedIn-profiel- en berichtgegevens voor verrijking van de professionele contactendatabank en de "watch"-functie | Wanneer LinkedIn-verrijking of profielwatchfuncties zijn ingeschakeld |
| Yapily | Verenigd Koninkrijk | Gereguleerde open-banking-connectiviteit (Account Information Service Provider) voor toegang tot financiële rekeninggegevens van door u gekoppelde banken | Wanneer u een bank- of financiële rekening koppelt |
Opmerking over US-gebaseerde functie-subverwerkers: Nylas, SocialFetch, SerpAPI, Perplexity AI, Brave Search, fal.ai, Deepgram en AssemblyAI worden alleen ingeschakeld wanneer uw organisatie actief gebruik maakt van de specifieke functies die zij ondersteunen. Zij zijn niet actief voor alle klanten. Organisaties in EU-Verwerkingsmodus schakelen Perplexity, Brave en fal.ai niet in.
Door de klant geconfigureerde integraties (geen sub-verwerkers van ons)
Wanneer uw organisatie diensten van derden verbindt — zoals Apollo, Instantly, Google Drive, Google Search Console, Microsoft Outlook of GitHub — verwerken die diensten gegevens op grond van de eigen relatie van uw organisatie met hen. Uw organisatie is de verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die via die integraties stromen, en die derde partijen zijn sub-verwerkers van uw organisatie, niet van ons. Wij faciliteren uitsluitend de technische verbinding.
Wettelijke informatieverstrekking
Wij kunnen persoonsgegevens verstrekken aan opsporingsinstanties, rechtbanken of regelgevende autoriteiten voor zover vereist door toepasselijk recht of een gerechtelijk bevel, en uitsluitend voor zover noodzakelijk.
7. Internationale Doorgifte van Gegevens
Onze primaire infrastructuur opereert volledig binnen de Europese Unie. Sub-verwerkers buiten de EU/EER zijn: Anthropic (VS, optioneel), OpenAI (VS, optioneel), Cohere (Canada/VS, optioneel), SerpAPI (VS, functiespecifiek), Perplexity AI (VS, functiespecifiek), Brave Search (VS, functiespecifiek), fal.ai (VS, functiespecifiek) en Deepgram/AssemblyAI (VS, functiespecifiek). Voor doorgifte aan deze verwerkers maken wij gebruik van Standaard Contractbepalingen (SCB's) aangenomen door de Europese Commissie (Besluit 2021/914).
U kunt een kopie van de toepasselijke SCB's opvragen via [email protected].
Opmerking over de Amerikaanse CLOUD Act: Anthropic, OpenAI, Cohere, Nylas, SocialFetch, SerpAPI, Perplexity AI, Brave Search, fal.ai, Deepgram en AssemblyAI zijn in de VS gevestigde rechtspersonen die onderworpen zijn aan de CLOUD Act, die Amerikaanse autoriteiten de mogelijkheid geeft om toegang te vorderen tot gegevens ongeacht waar deze fysiek zijn opgeslagen. Wij beperken dit risico door zo veel mogelijk gebruik te maken van EU-infrastructuur, SCB's en aanvullende maatregelen toe te passen, en door de EU-Verwerkingsmodus aan te bieden voor organisaties met strikte gegevenssouvereiniteitsvereisten. Neem contact op om de EU-Verwerkingsmodus in te schakelen (zie Sectie 6).
8. Bewaartermijnen
| Gegevenstype | Bewaartermijn |
|---|---|
| Platformgebruikersaccountgegevens | Bewaard gedurende de looptijd van uw actieve account. Bij verwijdering door u of uw beheerder worden persoonsgegevens binnen 30 dagen verwijderd, tenzij wettelijke bewaring vereist is. |
| Arena-accountgegevens | Bewaard gedurende de looptijd van het account. Na verwijdering worden persoonsgegevens binnen 30 dagen verwijderd. |
| Minerva Personal-account- en coachinggegevens | Bewaard gedurende de looptijd van het abonnement. Coachingsgesprekken en eventuele welzijnsinformatie worden samen met het account verwijderd, binnen 30 dagen na verwijdering. |
| Gekoppelde financiële-rekeninggegevens | Bewaard uitsluitend zolang de koppeling actief is en voor zover noodzakelijk voor de levering van de gevraagde functie. Verwijderd wanneer u de koppeling verbreekt of binnen 30 dagen daarna. |
| AI-interacties en documenten | Verwijderd met het account. Uw organisatie kan specifieke items te allen tijde verwijderen binnen het platform. |
| Facturerings- en transactiegegevens | Bewaard gedurende 7 jaar op grond van de Nederlandse belastingwetgeving en EU-BTW-regelgeving. |
| Auditlogboekregistraties | Bewaard gedurende 2 jaar, daarna verwijderd. |
| Platformcontactdatabank (platform_contacts) | Bewaard zolang de gegevens actueel en relevant zijn. Periodiek beoordeeld. |
| Prospect-trackinggebeurtenissen | Bewaard gedurende 2 jaar, daarna verwijderd. |
| Kwaliteitssteekproefdata | Bewaard gedurende maximaal 12 maanden, daarna verwijderd. Geanonimiseerd na steekproef. |
Wanneer uw organisatie het abonnement beëindigt of verwijdering verzoekt, beginnen wij onmiddellijk met het verwijderingsproces. Alle niet-wettelijk vereiste gegevens worden binnen 30 dagen gewist.
9. Uw Rechten Onder de AVG
| Recht | Wat dit inhoudt |
|---|---|
| Recht op inzage (Art. 15) | Verzoek om een kopie van de persoonsgegevens die wij over u bewaren. |
| Recht op rectificatie (Art. 16) | Verzoek om correctie van onjuiste of onvolledige gegevens. |
| Recht op verwijdering (Art. 17) | Verzoek om verwijdering van uw persoonsgegevens. Platformgebruikers kunnen hun account direct verwijderen via Instellingen. |
| Recht op beperking (Art. 18) | Verzoek om beperking van de verwerking in bepaalde omstandigheden. |
| Recht op overdraagbaarheid (Art. 20) | Verzoek om uw gegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat. |
| Recht van bezwaar (Art. 21) | Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, inclusief uw professionele gegevens in onze platform_contacts-databank. |
| Recht op intrekking toestemming | Waar verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken. |
| Geen geautomatiseerde besluitvorming (Art. 22) | Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die juridisch of vergelijkbaar significant effect hebben op individuen. |
Om een recht uit te oefenen, stuurt u een e-mail naar [email protected]. Wij reageren binnen één maand. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of de toezichthoudende autoriteit in uw woonland.
10. Beveiliging
- Alle gegevens in doorvoer zijn versleuteld met TLS 1.2 of hoger.
- Alle gegevens in rust zijn versleuteld met Google Cloud's standaard AES-256-versleuteling.
- Authenticatiegeheimen, API-sleutels en databasereferenties worden uitsluitend opgeslagen in Google Cloud Secret Manager — nooit in applicatiecode of omgevingsbestanden.
- Strikte multi-tenant isolatie: de gegevens van uw organisatie zijn logisch gescheiden van alle andere organisaties op databaseniveau. Cross-tenant toegangspogingen geven een generieke 'niet gevonden'-reactie.
- Alle gegevenstoegang en mutaties worden gelogd in een audittrail.
- Regelmatige beveiligingsbeoordelingen als onderdeel van ons ontwikkelingsproces.
In geval van een datalek dat waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, stellen wij u hiervan onverwijld op de hoogte conform Art. 34 AVG.
11. Verwerkersovereenkomst (Zakelijke Klanten)
Dit onderdeel vormt de Verwerkersovereenkomst (VOK) tussen Penningmeester.ai BV ("Verwerker") en elke abonnerende klantorganisatie ("Verwerkingsverantwoordelijke"). Door het Minerva Platform te abonneren en de Servicevoorwaarden te accepteren, gaat de Verwerkingsverantwoordelijke deze VOK aan.
Onderwerp en duur
De Verwerker levert AI-ondersteunde operationele platformdiensten gedurende de abonnementsperiode. De verwerking eindigt bij beëindiging, waarna alle gegevens worden verwijderd conform Sectie 8.
Aard en doel
De Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de Minerva Platform-diensten te leveren. De Verwerker verwerkt gegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke niet voor eigen doeleinden.
Categorieën van gegevens en betrokkenen
- Identiteits- en contactgegevens van medewerkers en aannemers van de Verwerkingsverantwoordelijke (platformgebruikers).
- Professionele contactgegevens van prospects, klanten of tegenpartijen van de Verwerkingsverantwoordelijke, geüpload of gegenereerd binnen het platform.
- Persoonsgegevens opgenomen in documenten, bestanden of communicatie geüpload door de Verwerkingsverantwoordelijke.
- Vergaderopnames en transcripties verwerkt via de vergaderintelligentiefunctie, indien ingeschakeld.
Verplichtingen van de Verwerkingsverantwoordelijke
De Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat zij over een rechtmatige grondslag beschikt voor de verwerking van elke categorie persoonsgegevens die zij naar het platform uploadt, en dat zij haar eigen transparantieverplichtingen jegens de betrokkenen is nagekomen.
Verplichtingen van de Verwerker
- Persoonsgegevens uitsluitend verwerken op gedocumenteerde instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.
- Ervoor zorgen dat personeel met toegang tot persoonsgegevens gebonden is aan vertrouwelijkheid.
- De technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen implementeren zoals beschreven in Sectie 10.
- De Verwerkingsverantwoordelijke bijstaan bij AVG-verplichtingen (verzoeken van betrokkenen, DPIA's, meldingen van inbreuken) voor zover technisch haalbaar.
- Alle persoonsgegevens verwijderen bij beëindiging van de servicerelatie conform Sectie 8.
- Alle informatie verstrekken die de Verwerkingsverantwoordelijke nodig heeft om naleving van deze VOK aan te tonen.
Sub-verwerkers
De Verwerkingsverantwoordelijke verleent algemene toestemming voor de sub-verwerkers vermeld in Sectie 6. De Verwerker informeert de Verwerkingsverantwoordelijke over wijzigingen in sub-verwerkers door deze verklaring bij te werken met redelijke voorafgaande kennisgeving.
Internationale doorgifte
Waar de Verwerker gegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke doorgeeft aan sub-verwerkers buiten de EU/EER, doet hij dit op grond van Standaard Contractbepalingen zoals beschreven in Sectie 7.
Verzoeken van betrokkenen
Als de Verwerker een verzoek van een betrokkene ontvangt dat betrekking heeft op gegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke, stuurt hij dit onverwijld door. De Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het beantwoorden.
Melding van datalekken
De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld — en in elk geval binnen 72 uur na kennisneming — in kennis van een datalek dat betrekking heeft op haar gegevens.
12. Cookies en Tracking
Wij gebruiken momenteel geen cookies of vergelijkbare trackingtechnologieën, noch op de Minerva Platform-applicatie, noch op de Minerva-website. Wij gebruiken geen analysetools, advertentiepixels of sessie-opnamesoftware.
Als wij in de toekomst cookies of vergelijkbare technologieën introduceren, zullen wij deze verklaring bijwerken en, waar wettelijk vereist, uw toestemming vragen.
13. Kinderen
Onze diensten zijn niet gericht op kinderen onder de 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Stuur een e-mail naar [email protected] als u vermoedt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt.
14. Wijzigingen in Deze Verklaring
Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. Wij stellen geregistreerde gebruikers in kennis van materiële wijzigingen per e-mail en via een melding in het platform.
15. Contact
| Privacyvragen | [email protected] |
| Postadres | Penningmeester.ai BV, Professor van der Waalsstraat 32, 2014 EG Haarlem, Nederland |
| Autoriteit Persoonsgegevens | www.autoriteitpersoonsgegevens.nl |